Produtividade

Aprenda organizar sua empresa usando Kanban

Na sua empresa as atividades estão bem organizadas?
Cada colaborador sabe a fase do processo de uma tarefa?
Você sabe o que precisa priorizar primeiro na sua equipe e quais atividades estão atrasadas?

Para que você tenha sucesso é importante estabelecer metas e prazos, acompanhar cada etapa do trabalho. As atividades não podem ficar soltas, sem uma data certa para ser concluída.

Para isso, existem métodos que integram as atividades da empresa, e facilita a comunicação entre todas as pessoas. Um desses métodos se chama Kanban, uma ferramenta que veio para resolver estes problemas de diferentes áreas, com um simples quadro na parede para melhorar os processos e os resultados

Como você pode usar o sistema Kanban

Basicamente, o Kanban possui três campos: To Do (para fazer), Doing (Em execução) e Done (Finalizado). Mas nada impede que sejam criados novos itens, como por exemplo: “tarefas paradas” ou “atividades a serem programadas”. Os campos são abastecidos com cartões, que trazem informações sobre a tarefa a ser executada, o nome da pessoa responsável e a hora/data que foi pedido. Cada cartão deve conter apenas uma tarefa.

Conforme a pessoa vai desenvolvendo o trabalho, ela mesmo muda o cartão de lugar, para “fazendo e “feito”, escrevendo a próxima tarefa a ser desenvolvida e indicando um responsável.

Para facilitar, a empresa pode usar cores diferentes de cartões para identificar o andamento das atividades (em dia, atrasadas ou com impedimento) ou o departamento responsável e ainda separar os primeiros cinco minutos do dia para fazer uma avaliação geral do quadro e definir novas diretrizes.

Ao olhar para um quadro Kanban é fácil enxergar como o trabalho, tanto o seu quanto o da equipe fluem, permitindo não só comunicar o status, mas também dar e receber feedbacks. Com o Kanban, as informações são apresentadas de maneira clara e objetiva. Está tudo ali no quadro.

Princípios fundamentais

Ao longo dos anos, o Kanban ganhou força por implementar métodos ágeis e gestão enxuta em empresas. Ao contrário de outros métodos que forçam uma mudança desde o início, o Kanban busca a evolução, não a revolução.

Ele possui quatro princípios fundamentais, são eles:

  • Comece a fazer agora;
  • Busque mudanças;
  • Inicialmente, respeite os papéis, responsabilidades e cargos atuais;
  • Incentive atos de liderança em todos os níveis.

Os quatro princípios deixam claro que o método Kanban não é um processo apenas para se colocar em prática, é um método para impulsionar a melhoria, começando com o processo que você já tem. Os itens 1 e 3 dizem claramente para não se fazer qualquer alteração nem no processo, nem nos papéis, inicialmente. Os itens 2 e 4 falam sobre mentalidade, onde todos devem conseguir pequenos passos de melhoria permanente.

Kanban não é um destino, é uma direção e onde quer que você esteja, você sempre pode aplicar esses princípios. O importante é saber adaptar essa funcionalidade à sua empresa. 

No dia 20 de fevereiro estarei fazendo um webinar online sobre Kanban, aproveite e inscreva-se!

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